Przyjazd do hotelu o pierwszej w nocy jeszcze niedawno oznaczał telefon z pytaniem, czy ktoś poczeka z kluczem. W części obiektów ten etap po prostu zniknął. Po opłaceniu rezerwacji przychodzi SMS z kodem, kod otwiera drzwi, a recepcji nie ma, bo przestała być do czegokolwiek potrzebna.
Rozwiązanie nazywa się zwykle self check-in albo obiektem bezobsługowym. Pod spodem siedzi dość prosta technologia, ale konsekwencje dla gościa są całkiem spore.
Co zastępuje recepcjonistę
Sercem takiego obiektu jest zamek szyfrowy w drzwiach pokoju, spięty z systemem rezerwacyjnym. System wie, kto zapłacił, na które dni i za który pokój. Na tej podstawie generuje kod, który zaczyna działać w godzinie zameldowania i przestaje działać po wymeldowaniu. Nie ma fizycznego klucza, więc nie ma czego zgubić, oddawać ani kopiować.
Kody bywają dwojakiego rodzaju. Pierwszy to kod przypisany do konkretnej rezerwacji, generowany na czas pobytu i wygasający automatycznie. Drugi, spotykany w mniejszych obiektach, to stały kod do drzwi wejściowych budynku plus osobny kod do pokoju, zmieniany rzadziej. Wariant pierwszy jest bezpieczniejszy, bo po wyjeździe gościa nic nie zostaje aktywne. Osobną kategorią są skrzynki na klucze z szyfrem, czyli rozwiązanie przejściowe: klucz nadal istnieje, tylko odbiera się go bez kontaktu z obsługą.
Druga warstwa to komunikacja. Zamiast rozmowy przy ladzie gość dostaje wiadomość z adresem, numerem pokoju, kodem i wskazówkami dojścia. Trzecia warstwa, często pomijana, to monitoring części wspólnych i numer telefonu, pod którym ktoś odbiera, gdy coś pójdzie nie tak.
Jak wygląda taki nocleg krok po kroku
- Rezerwacja przez stronę obiektu lub portal rezerwacyjny, z podaniem numeru telefonu.
- Płatność, która uruchamia cały proces. To ona jest tu odpowiednikiem podpisu w książce meldunkowej.
- Wiadomość z kodem, zwykle na kilka godzin przed przyjazdem albo zaraz po zaksięgowaniu płatności.
- Wejście do budynku i do pokoju, o dowolnej porze, bez czekania na kogokolwiek.
- Wyjazd polegający na zamknięciu drzwi. Kod wygasa sam.
Kod nie działa. Co wtedy?
Najczęstsza przyczyna jest banalna: kod jeszcze nie zaczął obowiązywać, bo gość przyjechał wcześniej niż wynika z rezerwacji. Druga to literówka przy przepisywaniu, zwłaszcza gdy klawiatura jest dotykowa i nie daje wyraźnej informacji zwrotnej. Trzecia, rzadsza, to rozładowana bateria w zamku, o czym personel zwykle wie z systemu.
Dlatego jedna rzecz jest warta zrobienia przed wyjazdem: zapisać numer telefonu do obsługi obiektu w kontaktach, a nie zostawiać go w mailu. Jeżeli akurat w podziemnym parkingu nie ma zasięgu na dane, a poczta się nie ładuje, papierowa notatka albo wpis w książce telefonicznej ratuje sytuację w trzydzieści sekund.
Czy zamek na kod jest bezpieczny
Porównanie z kluczem wypada dla kodu korzystnie. Klucz można zgubić na mieście, zostawić w kurtce albo skopiować, a wymianę wkładki trzeba komuś zlecić i poczekać. Kod działa w oknie czasowym i po wymeldowaniu jest bezużyteczny, więc nawet zapisany na kartce nikomu się nie przyda tydzień później.
Słabym punktem pozostaje człowiek. Przesłanie kodu znajomemu, żeby wpadł zostawić bagaż, jest wygodne, ale to dokładnie ten moment, w którym kontrola nad dostępem do pokoju przestaje należeć do gościa. Warto też rozglądać się przy wpisywaniu, tak samo jak przy bankomacie.
Komu to pasuje, a komu mniej
Bezobsługowy check-in sprawdza się przy późnych przyjazdach, w delegacjach z ruchomym grafikiem, u kierowców jadących długą trasę i u osób, które po prostu nie chcą rozmawiać po dwunastu godzinach w drodze. Sprawdza się też przy wyjazdach rodzinnych, bo nikt nie stoi z bagażem i dzieckiem w kolejce do lady.
Gorzej wypada tam, gdzie gość liczy na obsługę na miejscu: rekomendację restauracji, przechowanie walizki po wymeldowaniu, pomoc w organizacji transportu. To da się załatwić telefonicznie, ale nie tak samo jak przy recepcji.
Najwięcej takich obiektów powstaje w miastach średniej wielkości, gdzie utrzymywanie całodobowej recepcji przy kilkunastu pokojach nie ma ekonomicznego sensu. Tak działa między innymi Yuko Residence, aparthotel w centrum Jasła, gdzie wejście odbywa się na kod z wiadomości, a obiekt ma siedemnaście klimatyzowanych pokoi w pięciu standardach.
Zanim zarezerwujesz
Trzy pytania, które warto sobie zadać przy obiekcie bez recepcji. Czy mam zapisany numer kontaktowy poza skrzynką mailową? Czy wiem, gdzie zostawić auto, skoro nikt mi tego na miejscu nie pokaże? Czy godzina mojego przyjazdu mieści się w oknie, na które dostanę kod? Odpowiedź na wszystkie trzy zajmuje minutę, a oszczędza nerwów pod zamkniętymi drzwiami.
Dane obiektu z przykładu: Yuko Residence, ul. Kazimierza Wielkiego 14 (C.H. Agora), 38-200 Jasło. Kontakt: tel. +48 509 178 179, e-mail [email protected].